Приступ архивској грађи Министарства спољних послова Републике Србије у научно-истраживачке сврхе

У складу са Законом и интерним прописима Министарства спољних послова Републике Србије архивска грађа Министарства (од 1945. године до данас) постаје доступна за коришћење у научно-истраживачке сврхе после 30 година од њеног настанка.

Одобрење за коришћење архивске грађе Министарства спољних послова Републике Србије у научно-истраживачке сврхе за стране држављане даје министар, а за држављане Републике Србије генерални секретар, на основу претходно упућеног захтева у писаној форми (Министарство спољних послова Републике Србије, Одељење за административне и архивске послове, Кнеза Милоша 24-26, пп1, СРБ 11.168 Београд, пак 112804) или путем Ова адреса ел. поште заштићена је од спам напада, треба омогућити ЈаваСкрипт да бисте је видели . У захтеву се наводи тема истраживања, циљ истраживања (на пример докторска дисертација, писање књиге) и период који се истражује, а уз захтев се прилаже фотокопија пасоша ако се ради о страним држављанима, односно фотокопија личне карте ако се ради о држављанима Републике Србије. Уколико постоји потреба за ангажовањем преводиоца потребно је да се у захтеву наведе име и презиме преводиоца, као и да се приложи фотокопија његове личне карте или пасоша. У случају да се истраживање обавља за потребе неке установе или институције потребна је и њихова препорука.

Одобрење за научно истраживачки рад важи за целу календарску годину, а истраживање се обавља у Читаоници Дипломатског архива Министарства спољних послова Републике Србије, чије је радно време од 9 часова и 30 минута до 13 часова и 30 минута радним данима. Читаоница прекида са радом два пута годишње, и то од 01. до 31. августа текуће године и од 15. децембра текуће до 15. јануара наредне године.

У Читаоници Дипломатског архива дозвољена је употреба личног рачунара, а употреба личног фотоапарата за снимање архивске грађе није дозвољена. На захтев истраживача Дипломатски архив ће да сачини фотокопије одабраних оригиналних докумената из области теме истраживања по цени: за копију формата А4 – 15,00 РСД, односно за копију формата А3 – 30,00 РСД, које ће бити уступљене истраживачу по завршетку научно-истраживачког рада. Грађа Министарства спољних послова до 1918. године предата је на трајно чување и коришћење Архиву Србије, а од 1918. до 1945. године Архиву Југославије. Заинтересовани за коришћење наведене грађе директно се обраћају овим архивима.

Историјат дипломатског архива Министарства спољних послова

Дипломатски архив Министарства спољних послова утемељен је на претходној активности дипломатских архива Краљевине Србије и Краљевине Југославије.

Основан је убрзо по стварању Краљевства Срба, Хрвата и Словенаца. Као датум формирања Дипломатског архива узима се 5.5.1919. када је донета Уредба о организацији Министарства иностраних дела (МИП) дипломатских заступнистава и конзулата Краљевства Срба, Хрвата и Словенаца. Уредбом је, као једна од организационих јединица, установљена Главна архива, која је у свом саставу имала документацију и библиотеку Министарства, које су наслеђене од министарстава Краљевине Србије и Краљевине Црне Горе. Главна архива почиње организованије да ради тек у јесен 1924. јер је тада министар иностраних послова формирао стручну комисију која је имала задатак да прегледа до тада сакупљена документа о стварању Краљевства СХС и изради план даљег рада Главне архиве.

Закон о архивама Министарства иностраних послова (МИП) и дипломатско-конзуларних заступништава (ДКЗ) Краљевине Југославије у иностранству од 05.04. 1930. ближе је одредио који архивски фондови улазе у састав Главне архиве. Прецизирано је да су то архиве пређашњих министарстава иностраних дела Краљевине Србије и Краљевине Црне Горе и њихових заступништава у иностранству, као и оне стране дипломатске и конзуларне архиве или преписи, које су нашој држави припале на основу међународних уговора, или су јој их предале на чување од стране државе. Закон је под истим условима штитио и приватне архиве које су поклоном, откупом или којим другим начином ушле у састав ма које од архива Министарства иностраних послова или заступништава Краљевине у иностранству.

Од тада се обављају следећи послови: реконструкција уништених или оштећених списа; научна и друга истраживања одобрена приватним лицима по прописима; публиковање дипломатских докумената од интереса за националну историју; истраживања у страним архивама, као и истраживања списа страних докумената који се односе на националну историју; сређивање и чување предмета од интереса за нашу дипломатску историју; учествовање у закључењу и извршењу међународних уговора и конвенција који се односе на архиве.

Уредбом са законском снагом о уређењу МИП и ДКЗ Краљевине Југославије у иностранству од 10.08.1939. Главна архива је реорганизована у Историјско одељење. Надлежности одељења биле су:

• сређивање, техничка обрада и чување старих архива свих одељења Министарства и оних дипломатских и конзуларних заступништава и делегација за које се изузетно показала потреба да се пренесу у ово одељење и
• старање о повраћају несталих или загубљених списа о којима је реч у Закону о архивама Министарства иностраних послова и дипломатских и конзуларних заступништава Краљевине Југославије у иностранству.

У саставу Историјског одељења била је и Библиотека Министарства. Рат је за скоро четири године прекинуо рад Историјског одељења. Архиви је у то време нанета ненадокнадива штета будући да је грађа уништена и однета у Немачку, а касније у СССР.

Историјско одељење је у оквиру Министарства иностраних послова Демократске Федеративне Југославије почело да ради већ марта 1945. Потребе новог Министарства брзо се повећавају, па се Историјско одељење организује у три одсека: Дипломатски архив, Документација и Библиотека. Дипломатски архив почиње да се осамостаљује као посебна организациона јединица Министарства. Од марта 1945. до средине 1949. радило се углавном на реституцији архивалија однетих из наше земље у току Другог светског рата. Због спољне опасности у којој се нашла Југославија, Дипломатски архив је 1949. затворен, а архивалије су пресељене у унутрашњост земље. Поново почиње да ради крајем 1957. у Дубровнику у старом здању бенедиктинског самостана Свети Јакоб. Године 1960. враћен је у Београд, а од 1961. стално је отворен за научноистраживачки рад.

Од свог оснивања Дипломатски архив је носилац класичне архивистичке функције, а организација рада је слична организацији архива других министарстава у свету. Спада у специјализоване архиве неопходне за редован рад Министарства и других носилаца спољнополитичке активности земље, као и за научноистраживачки рад.

Основни задатак Дипломатског архива је систематско прикупљање, сређивање, заштита архивске грађе везане за рад Министарства спољних послова (МСП) и дипломатско-конзуларних представништава (ДКП), као и коришћење у научне, културно-просветне, информативне и оперативне потребе.

Разграничењем надлежности 1981. године, Архиву Србије предата је целокупна архива Министарства иностраних дела Краљевине Србије и њених дипломатско-конзуларних представништава за период 1854-1918, укупно 128 фондова. На основу чл. 46 Закона о архивској грађи федерације ("Сл. лист СФРЈ" бр. 11 од 7.3.1986) архивска грађа МИП-а Краљевине Југославије и њених ДКП за период 1918-1945. предата је Архиву Југославије; као и друга грађа чији творац није био ССИП.

Из архивских фондова Краљевине Србије и Краљевине Црне Горе, односно Краљевине Југославије, СМИП (Служба за међународноправне послове) задржана је једино Збирка међународних уговора, што, заједно са уговорима републике Југославије, чини 9.840 фасцикли билатералних уговора и 1.622 фасцикли мултилатералних уговора (сви компјутерски обрађени).

Дипломатски архив данас располаже са 132 фонда насталих радом СМИП и ДКП у периоду од 1945. године до данас које чине материјали из билатералне и мултилатералне активности наше земље. Урађена су информативна средства: пописи фондова и књига, водичи кроз архивску грађу и депое.

Архивска грађа се у Дипломатском архиву користи на основу Правилника о коришћењу архивске грађе ("Сл. лист СФРЈ" бр. 49 од 25. јула 1987) и доступна је за коришћење у истраживачке и друге сврхе 30 година после њеног настанка. Архив има читаоницу и располаже информативним картотекама о корисницима.

Дипломатски архив је публиковао збирке јавних докумената о југословенској спољној политици од 07.03.1945-1950 - Плава едиција у 8 томова:

• Документи о спољној политици Југославије 1945. Југословенски преглед, Београд, 1984;
• Документи о спољној политици Југославије 1946,и I и II књига, Југословенски преглед, Београд, 1985;
• Документи о спољној политици Југославије 1947, И књига. Југословенски преглед Београд 1985. и ИИ књига, Југословенски преглед, Београд 1986;
• Документи о спољној политици Југославије 1948, Југословенски преглед, Београд, 1989;
• Документи о спољној политици Југославије 1949, Југословенски преглед, Београд, 1991;
• Документи о спољној политици Југославије 1950, Југословенски преглед, Београд, 1993.

Публиковане су и збирке докумената из периода 1941-1945; Документи о спољној политици Југославије 1941-1945, I том, Југословенски преглед, Београд, 1988 и II том, Југословенски преглед, Београд, 1989.

Савезно министарство за иностране послове СРЈ и Министарство иностраних послова Руске Федерације издали су зборник докумената Односи Југославије и Русије (СССР) 1941 - 1945.

Зборник је објављен у Београду 1996. године на српском језику (издаваци СМИП и Војно-историјски институт и Министарство иностраних послова РФ).

Министарство спољних послова Републике Србије и Министарство иностраних послова Руске федерације издали су 2010. године на српском и на руском језику зборник докумената “Југословенско-совјетски односи 1945-1956”.